Daar zit je dan met je goeie gedrag…

klantcontact specialistRegelmatig ben ik in gesprek met managers die een volgende stap willen zetten in hun dienstverlening: ‘iets’ moet beter, korter, goedkoper, sneller. Dat kan gaan om klanttevredenheid, sales, customer journeys, processen; van alles wat.

Zo ook laatst. De manager had mij gevraagd om langs te komen om te praten over een project ter verbetering van de dienstverlening. De kwaliteit was best aardig, maar niets bijzonders. En de manager wilde dat de medewerkers een stap extra konden gaan maken in klanttevredenheid; de NPS omhoog, de medewerkersmotivatie omhoog.

Nou, dat is een kolfje naar onze hand, dus wij maakten een mooi voorstel. In 4 stappen, per stap netjes uitgelegd wat en hoe, prijs erbij, alles compleet. De manager was helemaal tevreden. En belde mij dat het goed was als ik dit ook met de teamleider ging bespreken.

Zo gezegd zo gedaan. Ik kom daar aan, de teamleider gaat zitten en zegt: “Nou, ik heb alles gelezen en ik heb op elke bladzijde commentaar. Ik vind het niks. Hoezo moeten wij verbeteren, wat moeten we dan verbeteren? En wie vindt dat dan precies? En voor welke klanten dan precies? En hoe moet ik dat dan gaan doen, want ik heb nu al bezettingsproblemen! En we doen al teveel projecten! Ik kan dit er niet bij hebben. Volgens mij is jou de verkeerde vraag gesteld. Ik ga er niet aan meedoen.”

Daar zit je dan met je goeie gedrag. Duizend tegenwerpingen, frustratie, boosheid, tegenstand…

Dit gebeurt soms in de zakelijke dienstverlening. Maar veel vaker in de serviceverlening naar consumenten. Medewerkers die hun best doen, met klanten die helemaal tegen zijn. Dat kan van weerstand oplopen naar agressie. Sommige klanten blijken agressie bewust in te zetten om de dienstverlening te beïnvloeden. Dan komt de integriteit van de dienstverlening in het gedrang. In een contact center (wat nog redelijk op afstand is), maar ook bij balies, winkels, in service-aan-huis situaties. In de zorgverlening en bij overheden. Overal is agressie van klanten steeds zichtbaarder.

En daar sta je dan als hulpverlener, met je goeie gedrag…

Wij helpen alle organisaties in het verbeteren van service. Ook in het omgaan met weerstand en agressie. Via trainingen, coachings, procesveranderingen en teamoplossingen. Die als resultaat hebben dat er aantoonbaar beter met weerstand wordt omgegaan en consumenten blijer het contact afsluiten.

Hieronder tref je alvast 5 tips voor als je te maken hebt met boosheid, weerstand of agressie:

  • Neem de tijd en geef oprechte aandacht.
  • Geef een “ik voel of ik ervaar boodschap”. Vat samen wat de ander letterlijk zegt en benoem de beleving van de ander.
  • Haal diep adem, dan ben je sneller in je kracht. Ga nooit in discussie, dan verlies je je professionaliteit.
  • Neerbuigend, kleinerend, manipulerend gedrag, schelden, dreigen, (seksuele) intimidatie, bedreiging en discriminatie hoef je niet te accepteren. Zeg ´STOP”. Geef de ander de keuze: als u stopt met schelden, blijf ik in gesprek. Laat de ander kiezen door te vragen: “wat wilt u?”.
  • Als de ander rustig is en weer kan denken, begin dan pas over de inhoud van de zaak.

Oh ja, en hoe het afliep met de teamleider? Wij hadden een goed gesprek over zijn problemen, stress, en onduidelijkheden tussen de doelen op lange termijn en de waan van de dag. Samen met de manager hebben wij afgesproken te beginnen met een audit, mystery meting om daarvandaan een plan te maken voor welke verbeteringen haalbaar zijn. Zoals hij het verwoordde: dat geeft rust, structuur en keuzes. En dat heb ik nodig. Hij bedankte me zelfs toen ik wegging.

 

Let’s stay together

Kostenbesparing door uitstroombeperking van uw klantcontact agents / adviseurs

Herkent u zich in deze situatie? U hebt zojuist een compleet team geworven, de kandidaten gescreend, getest en aangeboden aan de betreffende afdelingsmanager en voor u het weet is 50% van de medewerkers na een maand weer uitgestroomd. Niets zo uitdagend als in een groeiende economie het juiste personeel zien te vinden en ook nog te behouden voor de lange termijn.

Binnen organisaties blijkt dat de uitstroom van geworven personeel in de eerste maanden relatief het grootst is. Wij merken dat het verschil in verwachtingspatroon bij zowel klant, leverancier als de medewerker een groot aandeel heeft in deze snelle uitstroom. Ferment Management biedt ondersteuning aan organisaties om dit verwachtingspatroon op elkaar aan te sluiten én ervoor te zorgen dat agents zich langer aan de organisatie binden.

Hoe kunt u uitstroom beperken?

De basis van het Let’s stay together-programma is het op elkaar afstemmen van de verwachtingen van alle betrokken partijen. Kerncomponenten van de ondersteuning van Ferment Management zijn:

  • Audit van Klantverwachting inclusief het doorlichten van uw functieprofielen, analyse van de werkzaamheden, aansluiting met de arbeidsvoorwaarden en bepaling van de groeimogelijkheden, agentverwachting en leveranciersperceptie.
  • Advies in de vorm van een business case.
  • Uitvoering advies:
    • Actualiseren functieprofielen.
    • Agentbegeleiding na de intake.
    • Ontwerp ontwikkelingsplan per geworven agent..
    • Managementbegeleiding in de uitvoering verwachtingmanagement.

 

Wat levert deze aanpak u op?

De kosten van uitstromend personeel zijn evident. Een behouden agent levert u daarom de volgende besparing op:

  • verloren productie-uren vanwege de uitstroom
  • hernieuwd wervingstraject
  • extra opleidingsinspanning

 

Werkt dit ook voor u?

We informeren u graag nader over de werking van ons “Let’s stay together”-programma en bespreken graag of onze aanpak een oplossing biedt voor uw vraagstuk.

 

Stuur een e-mail naar olaf@fermentmanagement.nl voor een afspraak.

Bellen kan ook: Olaf Friedrichs: 06-27015195.

Start Me Up: het klantcontact-opstartmodel dat wérkt

Het klantcontact-opstartmodel dat werkt

Het is overduidelijk dat goed bereikbare organisaties, waarbij klanten snel en direct geholpen worden, als succesvol te boek staan. De keuze om klantencontacten beter te managen door het opzetten van een service of contact center is daarom eenvoudig gemaakt.

Wat betekent de opstart van een klantcontact center voor de interne processen en organisatiestructuur? Hoe groot moet het center zijn en welke contacten worden er verwerkt? Dit zijn zomaar een paar vragen die gesteld moeten worden om de inrichting van het klantcontact center een succes te laten zijn. Het opstartmodel van Ferment Management biedt hierbij de juiste ondersteuning.

Welke facetten van opstart het Ferment Management Start Me Up programma behandelt.

Het model biedt een stappenplan waarbij met alle facetten van de opstart van een contact center is rekening gehouden:

Succesvolle implementaties volgens het Ferment Management Start Me Up programma hebben bewezen dat in korte tijd met behulp van eigen resources een klantcontact center volgens de gestelde wensen ingericht kan worden.

 

Start Me Up is standaard in 3 vormen verkrijgbaar, maatwerk is mogelijk

  • Een volledig uitgewerkt plan van aanpak, waarmee u direct zelf aan de slag
  • Het uitgewerkte plan en de uitvoering van de bijbehorende workshops door een ervaren consultant van Ferment Management.
  • Het uitgewerkte plan, de uitvoering van de workshops en de inzet van experts van Ferment Management voor het projectmatig managen van de uiteindelijke implementatie van het contact center.

Uw Ferment Management contactpersoon is Olaf Friedrichs

06-27015195

olaf@fermentmanagement.nl

Integraal verbeteren in klantcontact

Integraal verbeteren in klantcontact

Zoekt u een manier om uw serviceverlening naar uw klanten structureel en integraal te optimaliseren? Ferment Management ontwikkelde een methodiek om onder eigen regie maar in samenwerking met professionele ervaringsdeskundigen op laagdrempelige wijze te verbeteren in klantcontact. Onderwerpen als het borgen van klant- en medewerkerstevredenheid, het ondersteunen van de merkbeleving vanuit het contactcenter, maximaliseren van loyaliteit en efficiënt en effectief zijn komen daarbij aan bod.

De Ferment Management Kwaliteitscirkel © helpt u op eenduidige wijze door te meten en daaropvolgend gericht te verbeteren. U werkt hiermee aan de ontwikkeling van uw Customer Service Excellence. Per kwartaal brengen wij stapsgewijs zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve performance van uw klantenservice in kaart en wordt u begeleidt in het maken van keuzes op basis van nieuwe meetinzichten. U heeft de beschikking over de mogelijkheid om een directe benadering te zoeken met onze klantcontact experts zodat u uw ideeën kunt bespreken en ervaringen kort bij de hand heeft.

Meer informatie leest u in het Ferment Management Kwaliteitscirkel © productsheet.

Voor direct contact belt u met Olaf Friedrichs op 06-27015195 of mail ons op info@fermentmanagement.nl.